Кому и зачем нужна подготовка к выходу на работу (пребординг)

Подготовка к выходу на работу (пребординг) или сопровождение (онбординг)

С понятием сопровождения (онбординга) знакомы если не все, то подавляющее большинство. Так называют комплекс мероприятий, который помогает новому человеку погрузиться в процессы команды. 

Сопровождение (онбординг) может выглядеть по-разному:

• Как набор текстовых рекомендаций.
• Как оформленные на специальной платформе видеоуроки.
• Как анимационные или предзаписанные видео.
• Как система встреч с руководителем, тимлидом или бадди. 

Цель онбординга — ускорить и упростить погружение в новые рабочие процессы. И, как следствие, исключить риск ухода после испытательного срока.

Подготовка к выходу на работу (пребординг) — это совсем другой процесс. Его целевая аудитория — люди, которые приняли офер, но еще не вышли на работу в команду. Это время — потенциальная зона риска, потому что очень легко отказаться от офера до начала работы, даже если кандидат принял его минуту назад — он еще ничем не обязан компании. Поэтому цель подготовки к выходу — построить связь между новым человеком и командой, чтобы у первого не было соблазна «прокатить» рекрутера с его офером.

Из чего состоит подготовка к выходу на работу (пребординг)

Основные пункты:

• Административная часть. Сюда входит заполнение документов, передача и настройка необходимой техники и другие официальные процедуры.
• Часть знакомства. На этом этапе новый человек знакомится с будущей командой и офисом, если такой имеется. Если работа удаленная, на этом этапе сотрудник знакомится с программами, менеджерами задач и другими важными для работы инструментами.
• Предметная часть. Это разговор о потенциальных задачах и целях сотрудника, общих KPI команды и всего бизнеса, его целях и ценностях.

Как организовать предварительную адаптацию

1. Создайте план. Определите ключевые задачи и этапы, которые нужно пройти до первого рабочего дня нового сотрудника — и вам, и ему.
2. Отправьте приветственное письмо или организуйте встречу. Расскажите информацию о компании, о команде и дайте инструкции для начала работы.
3. Подготовьте рабочее место. Убедитесь, что все необходимые ресурсы, включая технику и доступы, готовы к первому дню. 
4. Выберите коллегу, который поможет новому сотруднику адаптироваться и ответит на его вопросы. Это может быть коллега-бадди, ментор, коуч или HR-специалист — все зависит от процессов в конкретной команде. Передайте ему задачу на этапе сопровождения (онбординга). Возможно, для этой задачи сотруднику потребуется дополнительное обучение.
5. Дайте доступ к обучающим материалам. Это могут быть и внутренние гайды по процессам, и хардовые обучения. 
6. Опишите рабочие обязанности. Новый сотрудник должен понимать свои зоны ответственности с первого дня. 
7. Будьте открытыми к вопросам. Для этого полезно сделать отдельную комфортную среду. Это может быть чат в соцсети или корпоративном мессенджере, специальная форма или онлайн-встречи по принципу «Вопрос–ответ».
8. Сообщите о важных событиях в компании. Расскажите новому сотруднику о предстоящих мероприятиях или проектах, которые могут его заинтересовать.
9. Подготовьте документацию. Убедитесь, что все необходимые документы и контракты подготовлены и подписаны до первого рабочего дня.
10. Поговорите с человеком перед началом работы. Узнайте ожидания нового сотрудника и его предпочтения, чтобы подойти к будущему онбордингу индивидуально. 

Как сделать адаптацию успешной

Рекрутеры Employ City советуют:

Быть честными. На этапе адаптации, подготовки к работе (пребординга) лучше быть максимально мягкими с новым сотрудником, но при этом не утаивать все, что потом так или иначе вскроется на работе. Уже сейчас покажите новичку, что его ждет на рабочем месте, не сглаживая острые углы, но делая акцент на преимуществах работы.

Думать о человеке. И его роли в команде. Покажите ценность сотрудника, опишите его зоны ответственности роста. На этапе пребординга важно подчеркивать, что именно с этим человеком компания добьется успехов. Так получится создать эмоциональную связь с командой, которую уже будет не так просто разорвать

Оптимизировать процессы. Адаптация связана с большим количеством бумажной волокиты и административных вопросов. Очень мало людей с удовольствием занимаются этими задачами, поэтому важно сделать все процессы как можно проще. Все, что можно автоматизировать, — автоматизируйте. Все, от чего можно отказаться, — отложите в долгий ящик.